Обзор подходов и процессов в управлении ИТ-проектами

Артем Каливанов, CIO Beeline Узбекистан, обсудил управление ИТ-проектами с точки зрения определения проекта, моделей управления, таких как Waterfall и Agile методологии, и важность Lean в управлении процессами. Он выделил ключевые процессы, такие как организационная структура, мониторинг прогресса и адаптация к неопределенностям проекта. Артем подчеркнул проактивные стратегии управления рисками — принятие, избегание, смягчение и передача — и подчеркнул критически важную роль коммуникаций и управления документацией для успеха проекта.

1. Определение проекта

2. Различия между проектами, продуктами и процессами

3. Модели управления проектами

4. Основные процессы управления проектами

Определение проекта

Что такое проект в сфере ИТ?

• Проекты создают уникальные результаты. Они могут быть как материальными, так и нематериальными. Эти результаты отличаются от того, что компания делает ежедневно и уже стали процессом.
• Проекты ограничены во времени. Они четко определяют начало и конец.
• Все остальное – бюджет, ресурсы и т. д. – является необязательным или выводится из чего-то другого.

Различия между проектами, продуктами и процессами

Проект — это временное начинание, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.

Продукт — это предмет или услуга, созданные для продажи или предоставления пользователям. В сфере ИТ продуктом может быть программное обеспечение, оборудование или их комбинация, разработанные для удовлетворения потребностей пользователей или клиентов.

Процесс — это ряд действий или шагов, предпринимаемых для достижения определенной цели. Процессы — это установленные методы или процедуры, которые определяют, как выполняется работа, чтобы обеспечить последовательность и качество.

Модели управления проектами

В управлении проектами каскадная модель — это традиционный линейный подход к разработке программного обеспечения, который подчеркивает последовательный поток фаз. Мы поговорим об этом подробнее позже.

Продуктами можно управлять с помощью Agile, Scrum и Kanban. В целом, Agile обеспечивает общие принципы гибкой и итеративной разработки, Scrum предлагает структурированный подход с определенными ролями и спринтами (но вам необходимо следовать всем рекомендациям, чтобы он был успешным), а Kanban фокусируется на визуализации и оптимизации рабочего процесса для обеспечения плавной и непрерывной поставки функций продукта в небольшой команде, чтобы не было узких мест.

В управлении процессами чаще всего используется методология Lean. Она ориентирована на максимизацию ценности за счет устранения не добавляющих ценность видов деятельности и оптимизации процессов. Самый важный показатель в ней — время. Например, у вас есть стандартный запрос на предоставление рабочего места, который занимает ~2 часа. Lean позволяет вам разложить этот процесс, улучшить и ускорить его так, чтобы он занял 1 час. Six Sigma и PRINCE2 похожи на Lean, но они нацелены на 6 и 7 показателей соответственно.

Возвращаясь к управлению проектами, рассмотрим классическую каскадную модель; она может состоять из 3–20 этапов, а классическая содержит 6: сбор требований, их анализ, проектирование решения, внедрение, развертывание и сопровождение (или поддержка).

Когда объем проекта большой, результат может быть разделен на несколько итеративных меньших этапов (и внутри каждого идет отдельный водопад). Иногда водопад может также включать Scrum/Agile на этапе разработки/внедрения (при этом имея все обычные шаги до и после него). Недостатком этого подхода является то, что вам нужно оценить сроки разработки, и проблема заключается в том, чтобы уложиться в сроки.

Основные процессы управления проектами

Процессы обеспечивают структурированный подход к управлению проектами, гарантируя, что они будут завершены к удовлетворению заинтересованных сторон. Вам нужно определить с самого начала, каковы ключевые факторы успеха: иногда завершение всего объема работ к крайнему сроку важнее, чем не превышение бюджета (а иногда все совсем наоборот). Также очень важно иметь организационную структуру проекта и определить роли рабочих групп.

Организация проекта:

• Организационные требования проекта
• Основные этапы и результаты реализации проекта
• Контроль выполнения работ по проекту
• Согласование и утверждение результатов проекта

Если вы не приложите достаточно усилий для выполнения этих шагов, вы можете оказаться в ситуации, когда все будет одобрено, а вносить какие-либо изменения будет уже слишком поздно.

Одна из самых больших ошибок — думать, что проект пойдет по плану. Так никогда не бывает. Поэтому вам следует заранее подумать о том, как вы будете внедрять изменения (в требования, бюджет, сроки и т.д.).

Управление рисками — это процесс выявления, оценки и контроля потенциальных рисков, которые могут повлиять на успешное завершение проекта. Существует несколько стратегий управления рисками:

• Принятие: признать риск, не предпринимая никаких упреждающих действий, пока он не произойдет.
• Избежание: устранение риска путем изменения плана проекта.
• Смягчение: принятие мер по снижению вероятности или воздействия риска.
• Передача: передача риска в управление третьей стороне.

Пример риска: «Мои ключевые сотрудники могут заболеть». Что вы делаете в каждой стратегии?

• Принятие, мы разберемся, если он заболеет. В любом случае, он вылечится и вернется к работе.
• Избегание: мы заменяем всех наших сотрудников-людей андроидами, которые не могут болеть.
• Смягчение: мы раздаем витамины в команде, а также раз в неделю каждый сотрудник рассказывает о своей работе, чтобы все члены команды могли ее забрать при необходимости.
• Перевод: мы нанимаем стороннюю компанию, и в нашем договоре указано, что, если их сотрудник заболеет, они предоставят замену в течение недели.

Но помните, что управление — это ключ к «управлению рисками», поэтому простого списка рисков и стратегий недостаточно. Вам нужно подумать о всем процессе — кто оценивает риски, отслеживает их, анализирует результаты, и как все это инициируется и проводится.

И последнее, но не менее важное: не забывайте о коммуникациях и управлении документацией. Управление коммуникациями обеспечивает информированность и вовлеченность всех заинтересованных сторон, способствуя прозрачности и согласованности на протяжении всего проекта. Управление документацией обеспечивает структурированный подход к созданию, контролю, хранению и извлечению проектных документов, гарантируя точность, доступность и сохранение информации для дальнейшего использования.

В заключение, что вам нужно сделать для успешного проекта:

• Определите цель и крайний срок
• Определите его жизненный цикл
• Подумайте заранее обо всем, что можно предусмотреть (а если вы не можете ничего придумать прямо сейчас – дайте себе время и подумайте еще раз)
• Управляйте проектом с помощью оптимизированных процессов (к счастью, их много!)