background Layer 1

Комплексное замещение системы SAP на 1С:ERP в ООО "Международные услуги по маркетингу табака Би Уай"

Customer
ООО "Международные услуги по маркетингу табака Би Уай"
IT Provider
ОДО "ЮКОЛА-ИНФО-Брест"
Project timeline
January, 2023 - July, 2023
Project scope
42000 man-hours
Goals

  • Провести импортозамещение программных комплексов организации в кратчайшие сроки с одномоментным максимально оперативным и качественным переходом от использования существующего программного обеспечения на базе разрозненных программных продуктов (SAP, RCS SaaS от Trade Marketing & Distribution, Галактика ERP) к единому информационному пространству на базе Комплекса программ 1С.
  • Обеспечить вычислительную работу предприятия и единовременный переход от создания программных продуктов к Комплексу программ 1С.
  • Обеспечить соответствие складского учета на складе ответственного хранения внешнему поставщику услуг складской логистики с «ERP».
  • Провести консолидацию разрозненной нормативно-справочной информации (далее – НСИ).
  • Разработать систему, обеспечивающую преобразование бизнес-процессов предприятия в новую информационную систему.
  • Повысить качество и эффективность управления бизнес-процессами предприятия при консолидации счетов бухгалтерского, налогового, оперативного, финансового учета в одном информационном пространстве, отслеживание прозрачности и применение методов наблюдения и поведения по ширине и расширению учета. Получите итоговую отчетность в максимально сжатые сроки после закрытия.
  • Обеспечить полную и качественную интеграцию «ERP» с новым программным продуктом по формированию заказов из внешних приложений для торговых представителей «Интеллектуальная Система Управления Мобильной Торговли ОПТИМУМ ИСУМТ» (далее – «Оптимум»).
  • Снизить совокупную стоимость владения (совокупную стоимость владения) системы.

Project Results

Внедрение единого Комплекса программ 1С позволило достичь следующих результатов:

- Комплексом 1С полностью заменено ранее используемое импортное программное обеспечение.

- Создано единое информационное пространство с консолидацией всей отчетности с глубоко развернутой аналитикой.

- Повысилась производительность труда за счет сокращения сторонних источников данных, повышена исполнительская дисциплина за счет контроля выполнения операций и сокращения трудозатрат на подготовку отчетности.

- Разработана система единой нормативно-справочной информации, автоматизированы все ключевые бизнес-процессы компании.


The uniqueness of the project

1. Выполнение полного комплекса проектирования, обеспечения и сопровождения систем автоматизации:

- Организационный этап (создание рабочей группы и определение целей проекта);

- Обследование бизнес-процессов и бизнес-требований;

- Проектирование системы (определение основных требований, определение разрывов, приоритетность требований, составление критериев к программному обеспечению) согласно план-графике развития Приложение 2 ;

- Кастомизация системы (доработка типового функционала, настройка модулей с учетом требований заказчика, настройка прав и ролей доступа);

- Обучение персонала работе в программном обеспечении (составление плана-графики обучения пользователей, составление алгоритмов инструкций по блокам автоматизации, проведение онлайн-обучения по всем бизнес-процессам);

- Запуск системы в опытную систему по кросс-функциональному тестированию тест-кейсов по всем бизнес-процессам (обеспечение полного тестирования разработанного функционала до ввода систем в потоки от загрузки до получения финансовых отчетов, проверки правильности и настроенных ролей по матрице компетенций). Принятие решения по согласованию программного обеспечения с требованиями заказчика Приложение 3 ;

- Запуск системы в промышленную программу (внедрение программного обеспечения Комплекса программ 1С) Приложение 4 ;

- Сопровождение внедрения системы (поддержка внедрения Комплекса программы 1С в режиме гиперподдержки с переходом на поддержку Business As Usual );

- Разработка программного обеспечения бизнес-требованиям с более низким приоритетом образования во второй итерации кастомизации.

2. НСИ:

- для первичной загрузки НСИ настроено прямое подключение к программному обеспечению SAP через внешний механизм источников данных;

- Обработка и перенос большого объема НСИ из сложившейся системы учета с характерным кодированием информации и структурной структурой информации (более 50 видов справочников от 100 до 5000 строк для обработки по одному справочнику);

3. Управление продажами. Управление заказами клиентов:

- Автоматическая пакетная обработка заказов клиентов в ERP (от 1 до 2,5 тысяч заказов в день) с использованием данных из Оптимума;

- Автоматическое заполнение действующих цен, скидок и условий доставки на даты отгрузки, выбор ближайшей даты отгрузки по условиям работы склада и графики;

- Автоматическая проверка и отправка по согласованию заказов клиента (по платежной дисциплине, классу риска, запрету загрузки от клиента, кредитным лимитам, действующим ценам и скидкам, наличию товаров) с оформлением блокировки заказов для обработки специалистом на рабочем месте Приложение 5 . Автоматическая разблокировка заказа при предоставлении условий по заказу. Пакетная обработка заказов по каким-либо причинам, блокировка с независимыми ролями и ответственность за обработку на основании отчета Приложение 6 ;

- Автоматическое резервирование товара по установленным условиям очередности обработки заказов, контроля обеспеченности и выполнения заказов на отгрузку, при отсутствии товара в наличии автоматическая отправка заказа на обработку и согласование. Основным проявлением является список заказов Приложение 7 ;

4. Маркетинг и ценообразование:

- Использование системы гибких регулировок скидок в периоды отгрузки по соглашениям с клиентами, настройка отчетов по установленным промежуточным скидокам и фактически предоставленным клиентам;

5. Управление транспортной логистикой:

- обработка рабочего места доставки для маршрутизации заказов клиентов по мере загрузки, перевозимых по образцу кросс-докинга и совмещенных доставок, формирование маршрутов доставки товаров и готовой продукции собственным и заказным транспортом с учетом его загрузки Приложение 8 ;

- Разработка рабочего места обмена данными с 3 PL - поставщиком для выгрузки данных по приходным и расходным операциям по складским движениям в разрезе каждого документа по номенклатуре и сериям Приложение 9 ;

6. Претензионно-исковая работа:

- разработано рабочее место формирования требований досудебного урегулирования споров и Приложения 10 , автоматический расчет противодействия дням просрочки, сумме задолженности, пени, нотариального тарифа, государственных пошлин, процентов (исходя из установленных ставок рефинансирования), выгрузки сформированных документов для печати на фирменном бланке;

- начисление задолженности по претензиям, учет задолженности по кредитному лимиту, просроченной задолженности, автоматам выдачи платежей от покупателей;

7. Производство табачной продукции:

- В рамках проекта в ERP-системе реализована схема управления процессами производства табачной продукции на сырье отечественного и зарубежного производства. В ходе работы организовано управление заказами на производство, организован процесс обеспечения материальных возможностей, своевременная отчетность по наличию сырья у переработчика и плану поступления готовой продукции на склад отгрузки;

8. Управление финансами:

- Автоматическое рассмотрение заявок на расходование денежных средств на основании согласованных документов по оплате поставщикам с учетом платежного календаря. Определение маршрутов согласования заявки на расходование денежных средств. Формирование пакетного платежного баланса и загрузка платежей в клиент-банк из ERP ;

- Автоматизированный учет расчетов по кредитам и займам (стабильным и долгосрочным);

- Автоматический клиринг денежных средств при простых выписках (до 500 операций в день) по каждому объекту расчетов в разрезе накладных;

9. Закупки и склад.

- Позаказный учет поступлений товаров, работ и услуг, раздельных поступлений для управленческого и бухгалтерского учета. Согласование настройки заказов поставщикам в различных условиях и бюджете по типу закупаемых затрат и ответственного оборудования;

- Автоматизированное создание документов отгрузки и пакетное оформление бланков строгой отчетности с выводом на печать до 1 тысячи накладных подрядов на один оператор склада;

10. Бухгалтерский и налоговый учет:

- Настройка особенностей бизнес-процессов, применение разного подхода к отражению в учете;

- Реализован оперативный учет акцизов на табачную продукцию при поступлении и расходах сырья, материалов и товаров в разрезе каждой серии при расчете при списании товаров по средней стоимости;

- Реализованный раздельный учет основных средств и нематериальных активов по методике государственного и государственного учета;

- Разработана интеграция БУ с данными государственного портала ЭСЧФ;

- разработаны формы регламентированной республики (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках);

- Разработана форма налогового учета (регистры налогового учета).

- Разработана статистическая отчетность (ежемесячной, квартальной, годовой) по формам 12-вэс услуги, 12-торг опт, 12-ф расчетов, 12-ф прибыли и 6-ис.

11. Кадровый учет и расчет заработной платы.

- реализован полный кадровый и финансовый учет начисления заработной платы, налогов, отчислений и удержаний из заработной платы;

- Ежемесячная полная выгрузка рассчитанных данных из ЗУП в ERP, а затем последовательно в БУ.

Used software

  • · 1С: ERP . Управление холдингом;
  • · 1С:Бухгалтерия для Беларуси;
  • · 1С:Зарплата и управление персоналом;
  • · 1SOFT :ЭСЧФ (собственное ИТ-решение для полноценной работы по выставлению ЭСЧФ на Портал электронных счетов-фактур РБ, не выходя из 1С).

Difficulty of implementation

Проект был реализован в максимально сжатые сроки – 6 месяцев по приоритетным задачам при одновременном переходе со старого программного обеспечения на новое на всех участках предприятия.

Задачи более низкого приоритета выполняются в порядке очереди по согласованию со вторым заказчиком.

Project Description

В период с начала деятельности организации формировались оперативные, производственные, учетные и финансовые данные для обеспечения их использования во внутренних и внешних сетях и внешних из учетной системы SAP, из программного комплекса Галактика или разрозненных таблиц Excel, подготавливаемых отделами по разработанным шаблонам с использованием макросов для получение сводной информации.

Заполнение регламентированной бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности производилось на уровне программных комплексов на основе данных учетных систем и (или) дополнительных расчетов. Единая информационная система обеспечивает компанию на базе продуктов экосистемы «1С»: «1С:ERP. Управление холдингом» (версия схемы для Российской Федерации), «1С:Зарплата и управление персоналом 3», «1С:Бухгалтерия для Беларуси 2.1».

На предприятии построена информационная система на базе программных продуктов экосистемы «1С»: «1С:ERP. Управление холдингом» (версия схемы для Российской Федерации) (далее – «ERP»), «1С:Зарплата и управление персоналом 3» (далее – «ЗУП»), «1С:Бухгалтерия для Беларуси 2.1» (далее – « БУ», все вместе – «Комплекс программ 1С»), охватывающий все учетные бизнес-процессы компании – от регистрации производителя в закупке материалов для производства табачной продукции, ее выпуска и продажи, до получения сводной республики по национальному и международному стандарту.

Автоматизация учета в рамках единой корпоративной системы позволяет максимально безболезненно провести комплексное замещение системы Системного анализа и разработки программ (далее – SAP) на 1С:ERP в ООО «Международные услуги по маркетингу табака БИ Уай», охватить весь объем видов учетов в компании.

Полномасштабная миграция бизнес-процессов компании из программного обеспечения SAP в «1С:ERP Управление холдингом» позволяет сделать управление предприятием быстрым и эффективным. Схема подключения программного обеспечения заказчика изображена в Приложении 1 .


В рамках проекта реализованы следующие блоки:

- Управление продажами.

- Управление финансами.

- Управление взаиморасчетами.

- Претензионно-исковая работа с клиентами.

- Управление НСИ.

- Управление закупками.

- Управление запасами.

- Управление производством товаров для организации с помощью давательного привода.

- Управление транспортной логистикой.

- Маркетинг и ценообразование.

- Кадровый учет и расчет заработной платы.

- Бухгалтерский учет.

Автоматизацией были охвачены все основные структурные подразделения предприятия.

Количество рабочих рабочих мест: 170

Project geography

Республика Беларусь


Additional presentations:


On June 6, 2024, the professional IT community Global CIO held an annual meeting with IT leaders from Uzbekistan. The event named “CIO of Uzbekistan as part of Global IT community” took place at the International Hotel in Tashkent. The meeting was aimed to exchange best practices, experiences and get together IT leaders from Central Asia.

The Global CIO professional IT community has conducted its annual survey of IT executives and would like to thank all the community members who helped realise this work. This survey explores the key challenges that CIOs face from their companies, as well as the CIO's personal view of their areas of responsibility. The survey included 100 respondents heading IT departments in companies.

The events of the past two years have shown how important it is not only to have a long-term strategy, but also to be able to quickly 'reformat' it to new circumstances. The metaphor of the whale and the Strategy methodology were created specifically for this process.

The international IT professionals' community has announced the 'Top 100 IT Leaders' project. It is a global initiative that allows top IT managers to share their experience, expand their professional network and showcase the best digitalization practices of their companies. Here we will answer the basic questions about the project.

The editors of Global CIO discussed with Ahmet Hakan Göral, CIO at Boutique Rugs and winner of the Project of the Year 2023 contest, his current projects, the approach to digital transformation and the specifics of the role of CIO in retail.

We use cookies for analytical purposes and to deliver you the best experience with our website. Continuing to the site, you agree to the Cookie Policy.